AI-as-a-Service
AI Workflow Automation & Agentic AI
für Kundenservice und Operations
End-to-End, On Prem oder Private Cloud, auf Wunsch als Managed Service.
Flexible, intelligente Workflow Automation mit Multi-Step AI-Agents und einer Vielzahl an Standardintegrationen.
Wir automatisieren Ihre Kundenservice- und Geschäftsprozesse mit AI Workflow Automation – mit Hilfe moderner Workflow-Automation-Tools und der End-to-End-Expertise von SOGEDES. Von der Identifikation der richtigen Use Cases über die technische Umsetzung bis zum stabilen Betrieb erhalten Sie eine Lösung, die zu Ihren Systemen, Ihren Teams und Ihren Compliance-Anforderungen passt.
Mit AI Workflow Automation verbinden wir Contact Center, CRM, Ticketing und Backoffice-Systeme zu durchgängigen, intelligenten Prozessen. Ihr Vorteil: weniger manuelle Routinearbeiten, schnellere Bearbeitung von Anfragen und mehr Transparenz in Ihrem täglichen Betrieb.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen durch automatisierte Klassifikation, Routing und Vorqualifizierung.
Weniger manuelle Routineaufgaben – Ihre Teams können sich auf anspruchsvolle Fälle und echte Kundenbeziehungen konzentrieren.
Durchgängige, applikationsübergreifende Workflows statt Silos – keine Medienbrüche entlang der gesamten Customer Journey, weil Contact Center, CRM, Ticketing und Backoffice nahtlos zusammenspielen.
Bessere Datenqualität & Transparenz, weil Systeme automatisch synchronisiert und Vorgänge sauber dokumentiert werden.
DSGVO-konforme Automatisierung dank flexibler Bereitstellung – auf Wunsch als Managed Service inkl. Hosting, Updates und Monitoring (Cloud oder Self Hosting).
Warum klassische Prozessautomatisierung im Kundenservice an ihre Grenzen stößt!
Kundenservice- und Operations-Teams stehen heute unter Druck: steigende Kontaktvolumina, neue Kanäle, anspruchsvollere Kunden und eine heterogene IT-Landschaft, die über Jahre gewachsen ist. Viele Abläufe werden immer noch manuell gesteuert – E-Mails werden gelesen und sortiert, Tickets händisch klassifiziert, Daten zwischen Systemen kopiert. Das kostet Zeit, bremst die Servicequalität und erhöht das Fehlerrisiko. Klassische Automatisierung (Skripte, Makros, isolierte RPA-Bots) stößt hier schnell an Grenzen, weil:
Medienbrüche zwischen Contact Center, CRM, Ticketing und Backoffice bestehen.
Wiederkehrende Anfragen immer noch von Menschen manuell vorqualifiziert werden.
Prozessstatus & Servicequalität nur begrenzt sichtbar sind.
AI-Funktionen nicht in die bestehenden Abläufe integriert sind, sondern als Insellösungen laufen.
Gleichzeitig bieten moderne AI-Modelle enorme Potenziale – etwa bei der Analyse, Klassifikation oder Zusammenfassung von Inhalten. Ohne eine flexible, integrierte Workflow-Plattform bleiben diese Potenziale jedoch Stückwerk.
Genau hier setzt AI Workflow Automation mit SOGEDES an: Wir verbinden Ihre Systeme, reichern Prozesse dort, wo es Sinn ergibt, mit KI an und schaffen steuerbare, nachvollziehbare Workflows – speziell für Kundenservice und Operations.
Was bedeutet AI Workflow Automation mit SOGEDES?
Unter AI Workflow Automation verstehen wir die Kombination aus:
→ klar definierten Geschäftsprozessen,
→ einer leistungsfähigen Workflow-Automation-Plattform,
→ und praxistauglichen AI-Bausteinen.
Die Plattform n8n dient dabei als flexible Orchestrierungs-Engine, die Systeme, Daten und AI-Services in wiederverwendbare, visuell modellierbare Workflows überführt.
SOGEDES übernimmt die End-to-End-Verantwortung. Wir übersetzen Ihre Service- und Geschäftsanforderungen in intelligente, automatisierte Workflows, die:
Ereignisse erkennen –
z. B. neue E-Mails, Tickets, Formulareingänge, Statusänderungen.
AI-Funktionen nutzen – etwa für Klassifikation, Priorisierung, Summaries, Textgenerierung oder AI-gestützte Empfehlungen.
Aktionen in Ihren Systemen auslösen – z. B. Ticket anlegen, Status ändern, Datensätze aktualisieren, Eskalationen starten.
Ergebnisse transparent dokumentieren – etwa in CRM, Ticket-System oder Reporting.
Wir liefern eine offene, erweiterbare Workflow-Automation-Plattform mit nativen AI-Fähigkeiten und machen daraus eine maßgeschneiderte Lösung für Ihren Kundenservice und Ihre Operations-Teams.
Typische Use Cases im Kundenservice und in Operations
Die folgenden Beispiele zeigen, wie AI Workflow Automation in der Praxis aussehen kann.
Use Case "Intelligente E-Mail- und Ticket-Automatisierung"
Ausgangssituation:
"Das Service-Team erhält täglich eine hohe Anzahl an E-Mails und Formularanfragen, die manuell gelesen, sortiert und in ein Ticket-System übertragen werden."
Lösung
Eingehende E Mails/Formulare werden automatisch ausgelesen und als Tickets/Vorgänge erfasst.
Ein AI Service klassifiziert Thema, Dringlichkeit und Sprache der Anfrage.
Der Workflow routet Tickets automatisch an die passende Queue bzw. das richtige Team.
Bei Standardanfragen erzeugt die AI einen Antwortvorschlag, den ein Mitarbeitender prüft und freigibt (Human in the Loop).
Mehrwert
Schnellere Reaktions- und Bearbeitungszeiten bei gleichbleibend hoher Qualität.
Entlastung des Teams von repetitiven Aufgaben – Fokus auf komplexe Fälle.
Saubere, durchgängige Dokumentation im Ticket System.
Use Case "Agent Assist im Contact Center"
Ausgangssituation:
"Agents müssen während des Gesprächs Informationen aus verschiedenen Systemen manuell zusammensuchen (CRM, Wissensdatenbank, Bestellsystem etc.)."
Lösung
Ein Workflow wird durch eingehende Anrufe oder Chats getriggert.
Relevante Kundendaten und Historien werden automatisiert aus CRM und weiteren Systemen geladen.
Ein AI Modul fasst Historie, offene Tickets und relevante Informationen in einem kompakten Überblick zusammen.
Die Informationen werden dem Agent in Echtzeit in der Agentenoberfläche oder einem internen Dashboard bereitgestellt.
Mehrwert
• Kürzere Gesprächszeiten bei höherer Servicequalität
• Bessere Vorbereitung der Agents auf das Kundengespräch
• Reduzierung von Nachbearbeitungsaufwänden.
Use Case "Proaktive Kundenkommunikation"
Ausgangssituation:
"Service-Teams möchten Kunden proaktiv informieren, z. B. Statusupdates, über Fristen oder Änderungen, arbeiten aber mit manuellen Listen und Einzelaktionen."
Lösung
Die Workflow Automatisierung überwacht laufend definierte Ereignisse und Bedingungen (z. B. Statusänderungen, Fristnähe, bestimmte CRM Werte).
Bei Eintreten der Bedingungen stößt der Workflow automatisch E Mail-, SMS- oder Chat Nachrichten an.
Ein AI Service erstellt personalisierte Textbausteine – abgestimmt auf Kontext, Kundenhistorie, Sprache und Tonalität.
Mehrwert
Weniger Rückfragen, weil Kunden frühzeitig informiert sind.
Bessere Kundenerfahrung, weil Kommunikation proaktiv und konsistent erfolgt.
Entlastung des Service, da Standardkommunikation automatisiert wird.
Use Case "Backoffice- & Daten-Synchronisation"
Ausgangssituation:
"Daten werden in mehreren Systemen gepflegt (CRM, ERP, Ticketing), aber nicht zuverlässig synchronisiert. Das führt zu Inkonsistenzen und aufwendigen manuellen Abgleichen."
Lösung
Der Workflow verbindet relevante Systeme über APIs, Datenbanken oder Standard Konnektoren.
Änderungen in einem System lösen Workflows aus, die Daten in anderen Systemen automatisiert aktualisieren.
Ein AI Modul fasst Historie, offene Tickets und relevante Informationen in einem kompakten Überblick zusammen.
AI Komponenten prüfen Datenqualität, erkennen Dubletten und helfen, Freitexte zu strukturieren.
Mehrwert
Konsistente Datenbasis in allen relevanten Systemen.
Weniger manuelle Abstimmung zwischen Teams und Systemen.
Bessere Reporting und Steuerungsfähigkeit durch verlässliche Daten.
Use Case "KI-gestützte Qualitätssicherung"
Ausgangssituation:
"Qualitätssicherung erfolgt stichprobenartig; viele Erkenntnisse aus Tickets, E-Mails und Chats werden nicht systematisch genutzt."
Lösung
Der Workflow sammelt Interaktionen (z. B. Chat Logs, E Mail Texte, Ticketverläufe) aus den relevanten Systemen.
AI Modelle analysieren Inhalte nach definierten Kriterien (Tonalität, Guideline Einhaltung, Eskalationsgründe, Stimmungen).
Ergebnisse werden in einem Dashboard zusammengeführt und als konkrete Verbesserungsvorschläge ausgespielt.
Mehrwert
Datenbasierte, skalierbare Qualitätsarbeit statt reiner Stichprobe.
Schnellere Identifikation von Trainings und Coachingbedarf.
Kontinuierliche Verbesserung von Kundenservice und Prozessen.
Flexible Automations-Engine
Für unsere AI Workflow Automation setzen wir unter anderem auf n8n als technische Plattform: eine leistungsstarke, visuelle Workflow-Automation mit Open-Source-/Fair-Code-Kern, die sich sowohl in der Cloud als auch vollständig selbst gehostet betreiben lässt.
Fair-Code / Source-available & Self-Hosting
Einsehbarer Quellcode und Fair Code Lizenzmodell.
Self Hosting Optionen (z. B. Docker, Kubernetes, eigener Server) für maximale Datensouveränität.
Besonders geeignet für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance.
Visuelle Workflows mit optionalem Code
Node-basierter Editor: Workflows werden per Drag & Drop aus Triggern, Aktionen und Verzweigungen aufgebaut.
Unterstützung komplexer Logiken, wie IF-Bedingungen, Schleifen, parallele Pfade, Error Handling.
Möglichkeit, bei Bedarf mit JavaScript-Code-Nodes individuelle Logik umzusetzen.
Integrationen & Schnittstellen
Breite Integrationsbasis: n8n führt eine Integrations Bibliothek mit über 1.300 Integrationen (inkl. AI Kategorie, Daten, Kommunikation u. a.).
Offene Schnittstellen (HTTP Requests, Webhooks, APIs) für die Anbindung interner Systeme und Spezialanwendungen.
Ideal, um Contact Center, CRM, Ticketing, Wissensdatenbanken und Backoffice Systeme in einem Ende zu Ende Workflow zu orchestrieren.
Native AI-Fähigkeiten & AI Agents
Nahtlose Integration von OpenAI und weiteren Modellen: Chat, Texte, Bilder, Assistenten, Tools.
Aufbau von AI Agents und Multi Agent Workflows – inkl. Zugriff auf APIs, Datenbanken und interne Tools.
Ideal, um AI-Logik kontrolliert mit Geschäftsregeln, Freigaben und bestehenden Systemen zu kombinieren.
Skalierbarkeit & Betrieb
Skalierbar von kleinen Setups bis hin zu Enterprise Deployments.
Unterstützung für Monitoring, Logging, Versionierung und automatisierte Deployments.
Integration in bestehende Observability-Stacks (z. B. zentrale Logs, Dashboards) möglich.
Fazit:
Für Ihre Organisation ist n8n die robuste Engine – SOGEDES liefert das Design, die Integration und wenn gewünscht den Betrieb.
Sichere, DSGVO-konforme Automatisierung.
Automatisierung im Kundenservice
und in kritischen Geschäftsprozessen
braucht mehr als nur Technik. Sie braucht
Governance, Transparenz und Datensouveränität.
Datensouveränität & Hosting
Self-Hosting: n8n kann vollständig in Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben werden – on-premises oder in Ihrer oder unserer Private Cloud.
Datenlokation in DACH: Betrieb in Rechenzentren innerhalb Deutschlands, Österreichs oder der Schweiz möglich.
Kontrolle über Datenflüsse: Sie entscheiden, welche Daten wohin fließen und welche externen AI-Dienste wie angebunden werden.
Sicherheit & Zugriffskontrolle
SSO-Integration, rollenbasierte Berechtigungskonzepte (RBAC) und verschlüsselte Secrets.
Detaillierte Audit-Logs und Workflow-Historie für Nachvollziehbarkeit und Revision.
Einbettung in bestehende Security-Prozesse (Backups, Netzwerksegmente, Vulnerability-Management).
Governance & Human in the Loop
Abbildung von Vier-Augen-Prinzipien, Eskalationsketten und Freigaben direkt in n8n-Workflows.
Dokumentation von Prozessschritten und AI-Entscheidungspunkten.
Klar definierte Schnittstellen zwischen vollautomatisierten und menschlich geprüften Schritten.
Schritt 1 – Potenzialanalyse & Use-Case-Scoping
• Workshop mit Ihren Fachbereichen (Kundenservice, Operations, IT)
• Identifikation und Bewertung möglicher AI Workflow Automation Use Cases
• Erstellung einer priorisierten Roadmap mit konkreten Quick-Wins
Schritt 2 – Prototyping & Pilot
• Aufbau eines ersten Minimum Viable Automation (MVA)
• Integration der wichtigsten Systeme und AI-Komponenten
• Tests mit einem klar definierten Nutzerkreis, Feedbackschleifen und Anpassungen
Schritt 3 – Rollout & Integration in die Breite
• Überführung des Piloten in einen produktionsfähigen Workflow
• Skalierung auf weitere Prozesse, Kanäle und Standorte
• Schulung von Key Usern und Admins in den AI-gestützten Workflow
Schritt 4 – Betrieb, Optimierung & Ausbau
• Kontinuierliches Monitoring und Performance-Review
• Feintuning von Regeln, AI-Prompts und Prozessdesign
• Erweiterung der Lösung um zusätzliche Workflows und AI-Funktionen – immer entlang Ihrer Business-Prioritäten
Häufige Fragen zu AI Workflow Automation
Worin unterscheidet sich AI Workflow Automation von klassischer RPA
Klassische RPA imitiert meist Benutzeraktionen auf Oberflächen und ist stark regelbasiert. AI Workflow Automation kombiniert Geschäftslogik, Integrationen und AI-Funktionen in End-to-End-Prozessen – z. B. zur inhaltlichen Analyse, Klassifikation oder Textgenerierung. Mit n8n werden diese Workflows visuell modelliert und tief in Ihre Systeme integriert.
Warum setzt SOGEDES auch auf n8n?
n8n bietet Flexibilität (visuelle Workflows + Code Option), Integrationsstärke (umfangreiche Integrations Bibliothek und offene APIs) und Datensouveränität (Self Hosting, source available / Fair Code). So können wir Lösungen bauen, die sowohl schnell starten als auch langfristig skalieren.
Ist n8n DSGVO-konform einsetzbar
n8n kann so betrieben werden, dass Daten in Ihrer Infrastruktur bleiben – besonders im Self Hosting Modell. Die DSGVO Konformität hängt davon ab, wie Workflows gestaltet sind und welche Drittsysteme eingebunden werden. SOGEDES unterstützt Sie bei Architektur, Betrieb und Dokumentation, um Ihre Datenschutzanforderungen sauber abzubilden.
Welche Systeme können angebunden werden?
Grundsätzlich alle Systeme mit Schnittstellen: SaaS Tools, Datenbanken, interne APIs, Messaging Systeme, Contact Center Lösungen, CRMs und mehr. n8n bringt eine umfangreiche Integrations Bibliothek mit und ermöglicht über generische HTTP /API Nodes praktisch jede weitere Anbindung.
Ab wann lohnt sich AI Workflow Automation im Kundenservice?
Spätestens dann, wenn Ihr Service Team spürbar unter Volumen, manuellen Routinen und Systembrüchen leidet. Schon bei wiederkehrenden Anfragearten und häufigen Systemwechseln entstehen schnell messbare Effekte – z. B. bei Bearbeitungszeit, Qualität oder Mitarbeiterzufriedenheit.
Wie viel IT-Know-how brauchen wir intern?
Antwort: n8n ist einerseits auf technische Teams ausgerichtet, die Workflows verstehen und betreuen können. Das ermöglicht ein hohes Maß an Flexibilität und eröffnet Optionen. Gleichzeitig können viele Anpassungen nach einer initialen Einführung auch von fachlichen Power-Usern vorgenommen werden. SOGEDES übernimmt auf Wunsch die komplette technische Verantwortung – oder stärkt gezielt Ihr internes Team.